Tym wpisem rozpoczynam cykl mini artykułów pt.: „Efekt góry lodowej”, które mają na celu przedstawienie poszczególnych elementów działalności które wykonuję, z perspektywy osób z zewnątrz i mojej. Dziś chciałam pokazać jak wygląda proces organizacji wydarzeń, szczególnie tych dużych z punktu widzenia odbiorcy i organizatora.
Kolejne będą dotyczyły konsultacji, bezpłatnych spotkań, prowadzenia grupy na FB, współpracy barterowej, kursów on-line, marketingu, prowadzenia kanałów w mediach społecznościowych itp.
WYDARZENIA
INNI WIDZĄ
- kilka postów w mediach społecznościowych,
- kilka e-maili,
- jeden dzień eventu,
- kilka prelekcji,
- niewielką ilość atrakcji,
- niedociągnięcia organizacyjne (wejście na salę wykładową jest nie z tej strony / plan nie wisi na każdej ścianie lub jest ich za dużo i zasłaniają inne ważne rzeczy / przerwy są za krótkie albo za długie / tematyka zbyt ogólna lub zbyt konkretna / sala wykładowa jest za daleko od warsztatowych / prezenty są za mało wypasione / w torbach prezentowych obok pełnowartościowych produktów jest kilka ulotek / miejsce jest za daleko od domu, bo w centrum a nie na Mokotowie / nie ma gdzie zaparkować a jak jest to parking jest płatny / jest za dużo ludzi albo za mało ludzi / ludzie, którzy przyszli nie są moimi klientami / jest za dużo reklamy na evencie / jest za mało reklamy przed eventem / stoliki nie są okrągłe lub są za duże lub za małe, za szare lub za białe / krzesła za wygodne bo nie sprzyja to pracy, niewygodne bo nie można sobie posiedzieć za długo / wykładowcy mówiący z mikrofonem są za głośno i w głowie huczy, a Ci bez mówią zdecydowanie za cicho itd. itd. – mogę wymieniać bez końca).
- wiedzę, którą dobrze znali i którą podczas wydarzenia sobie odświeżyli 🙂
JA WIDZĘ:
- trzy do sześciu miesięcy (w zależności od skali wydarzenia) planowania i codziennej pracy w zakresie:
– tworzenia planu,
– szukania miejsca i ustalania warunków współpracy, w tym odwiedzanie każdego z nich czasem kilkukrotnie,
– ustalania terminów z prelegentami,
– ustalania terminów z pozostałymi organizatorami, partnerami, sponsorami itp.,
– tworzenia ofert dla partnerów, patronów medialnych i sponsorów,
– pozyskiwania ww. firm i instytucji w tym rozmowy, spotkania i setki e-maili,
– współpracy z prawnikami w zakresie tworzenia i podpisywania umów i regulaminów związanych z organizacją wydarzenia,
– opracowania strategii marketingowej i sprzedażowej i reagowania gdy coś lub ktoś nie działa zgodnie z założeniami ;),
– wykonywania lub zlecania i koordynowania prac związanych z podwykonawcami (graficy, drukarnie, partnerzy w tym współprace barterowe, księgowa, informatycy, dostawcy mebli, sprzętu tylu tv, mikrofony, głośniki itp.),
– gaszenia pożarów, które mają w zwyczaju nasilać się w ostatnim tygodniu przed wydarzeniem,
– nieprzespanych nocy co najmniej trzech przez eventem,
– pilnowania wszystkich zaangażowanych w organizację,
– stresu związanego z tym czy przyjdzie wystarczająca ilość osób by zadowolić wystawców, sponsorów i siebie samą,
– niekończących się rozmów z wystawcami na temat faktur, pakietów, stanowisk, obrusów, odpowiedniego naświetlenia i braku przeciągów …,
– organizacji prezentów dla uczestniczek,
– wymyślaniu atrakcji, ciekawych tematów i wyszukiwaniu interesujących gości,
– odbierania i dostarczania materiałów reklamowych tj. roll-upy prelegentów i partnerów czy prezenty,
– wystawiania faktur za każdy bilet czy stanowisko wystawiennicze.
- ilość osób zaangażowanych w organizację takiego wydarzenia i ich pracę,
- koszty, które obejmują nie tylko takie elementy jak wynajem przestrzeni czy opłacenie osób do pomocy, ale i wynagrodzenia dla prelegentów, wynajem krzeseł i stolików, projektora, TV czy mikrofonów, wynagrodzenie dla konferansjera, kwiaty, ulotki, plakaty czy identyfikatory dla organizatorów i wiele, wiele więcej..
- e-maile i telefony od osób, które nie są nastawione przychylnie, zarówno przed wydarzeniem jak i po,
- wystawianie faktur za każdy bilet czy stanowisko wystawiennicze.
Dla osób, które zajmują się organizacją mniejszych i większych spotkań to codzienność. Oni widzą to czego nie widzą uczestnicy i mają świadomość, że stworzenie wydarzenia, jego realizacja, promocja i dokończenie formalności po evencie to naprawdę duża ilość pracy, która często nie przekłada się, na wydawało by się, wysokie profity.
Wiem, że tak jest bo sama miałam takie wyobrażenia, zanim zaczęłam organizować swoje wydarzenia. Wydawało mi się, że wystarczy powiedzieć światu o tym, że robię coś fajnego i wtedy … oni po prostu przyjdą. Nie widziałam dołu góry lodowej, ale z czasem nauczyłam się ją dostrzegać i doceniać swoją pracę.
Opracowałam ten cykl z kilku powodów:
- Chciałabym, żeby organizatorzy, ale i osoby dające coś od siebie innym (projekty, usługi, produkty) nauczyły się szanować siebie i swoją pracę. Nie miały skrupułów przy wycenianiu swojej ciężkiej pracy, nie ulegały presji otoczenia i z godnością wykonywały obowiązki, które pojawiły się w momencie decyzji o własnej firmie.
- Pragnę żeby poczuły, że nie są osamotnione w walce o satysfakcjonujące zarobki i że to głównie od nich zależy efekt udanej współpracy, dzięki wypracowaniu zachowań takich jak asertywność, prowadzenie szczerych rozmów eliminujących niedomówienia i wzięcie odpowiedzialności za podjęte decyzje.
- I wreszcie bardzo zależy mi na tym, żeby osoby korzystające, stojące po drugiej stronie zobaczyły i doceniły nasze starania. I nie mam tu na myśli “ochów” i “achów”, tylko zwyczajne przemyślenie swojej propozycji czy reakcji przed jej wykonaniem.
Chętnie przeczytam Twoją historię, a jeśli okaże się najlepszą z nadesłanych umieszczę ją na Szpilkowym blogu w ramach jednego z postów tego cyklu. Jeśli pracujesz jako fotografka lub graficzka, na pewno widzisz swoją górę lodową i masz wiele do powiedzenia w tym temacie 😉 Podziel się ze mną tą wizją!
Ciekawa też jestem Twoich odczuć, doświadczeń i przemyśleń związanych z tym tematem, los komentos mile widziane!
Alicja