Rozpoczęcie przygody z własną firmą często oznacza lawinę zmian w naszym życiu. Nie na wszystkie jesteśmy przygotowane, z własnego i Waszych doświadczeń wiem, że o istnieniu większości nawet nie wiemy. Jednym z głównym problemów początkującej właścicielki firmy, zwłaszcza gdy przechodzi z etatu do pracy w domu, jest samodzielna organizacja czasu pracy. Jednak aby móc przejść do tego tematu, trzeba sobie zdać sprawę z jednej, bardzo istotnej kwestii. Od pierwszego dnia prowadzenia własnej firmy, wszystkie stanowiska, które do tej pory wspierały naszą pracę na etacie … wyparowały. Nie ma ich, a już na pewno nie w tej formie, która była dotychczas. Można powiedzieć, że zniknęły, zmieniły postać i znalazły się w ciele jednej kobiety, która właśnie postanowiła rozpocząć przygodę z pracą na własny rachunek.
Dlaczego uświadomienie sobie tego na samym początku, jest takie ważne? Bo ustawia nam wiele procesów, porządkuje i pozwala na bardziej efektywną pracę. Z moich obserwacji wynika, że głównie wpływa to na kwestie organizacyjne, ale nie tylko. Dzięki świadomości i odpowiedniemu zarządzaniu, będziemy szybciej osiągały cele, a nasza praca będzie jeszcze bardziej efektywna.
Zakładając, że dotychczas pracowałaś na etacie i masz szereg doświadczeń, stworzyłam ogólną listę stanowisk i/lub, które do tej pory wspierały pracę Twoją lub Twojego działu. Różnice pojawią się na pewno, ale w większości firm miałaś zapewne do dyspozycji:
– ASYSTENTKĘ / BIURO ZARZĄDU / RECEPCJONISTKĘ / PRAWĄ RĘKĘ, która do tej pory wyręczała Cię, albo przynajmniej wspierała Twój dział we wszystkich „mało ważnych” kwestiach, typu: odbieranie telefonów i zrzucanie niechcianych rozmów, obsługę poczty wychodzącej i przychodzącej, zamawianie art. biurowych i innych niezbędnych do funkcjonowania, wyszukiwanie ofert dostawców usług, porównywanie tych ofert, kontakty z niektórymi lub wszystkim działami i załatwianie wszystkich pozostałych drobiazgów.
Teraz to wszystko spada na Twoje barki. Czy śnieg czy słońce, na pocztę trzeba iść. Wypadało by też prowadzić kalendarz, raz na jakiś czas zrobić synchronizację kontaktów czy porządek w papierach. Jesteś sama, wszystkiego więc pilnujesz tylko Ty. Za błędy i opóźnienia odpowiadasz tylko Ty, przeważnie przed samą sobą. Oferty potencjalnych dostawców porównujesz sama, sama też z nimi negocjujesz i zrywasz umowy.
– KIEROWCĘ FIRMOWEGO, który jeździł po urzędach, robił zakupy, nosił ciężkie przedmioty, a czasami
pełnił rolę kuriera, który ma dostarczyć TO na WCZORAJ i do tego był skuteczny! Teraz nie ma wyjścia, albo same wsiadamy w auto, albo wysyłamy kuriera (i za niego płacimy), który na wczoraj na pewno nic nie załatwi, oby w terminie się wyrobił i pod właściwy adres dostarczył. Same też nosimy, pakujemy, przygotowujemy, ważymy, obliczamy itd. Jeśli jakiś chętny do pomocy samiec kręci się po domu, to pół biedy, gorzej jak mamy do dyspozycji dzieci, które rozpakują to, co my zapakujemy. Stoimy w kolejkach, wykłócamy się z przemiłymi Paniami w urzędach, wypełniamy te wszystkie wnioski, formularze, bo tylko my zrobić to możemy.
– ukochany przez wszystkich DZIAŁ HELP DESK i/lub DZIAŁY IT. Tu dużo można pisać, bo: strona naszej firmy (tej z etatu) przecież działa sama, telefon stacjonarny też sam, oprogramowanie legalne śmiga na firmowym laptopie i w sumie nie zastanawiamy się skąd to się wzięło. Przypominamy sobie wtedy kiedy ktoś kabel odłączy, laptop się wyłączy, ale ponieważ oni, Ci z IT, reagują dopiero w ciągu 30 minut (…), to ich nie lubimy i wciąż na nich narzekamy.
We własnej firmie wszystkie zadania tego działu spadają na głowę jednej osoby. Szczęście wielkie jeśli ta głowa, ma choć cień, powtarzam cień z takiego specjalisty, bo okazuje się, że pojęcie domena, serwer, czy budowa strony nie paraliżuje przez pierwszy rok prowadzenia działalności. W innych przypadkach zalecam od razu (!), znaleźć firmę zewnętrzną, bez wnikania co to wszystko znaczy 🙂
– PRAWNIKA, który mniej lub bardziej rzetelnie, ale jednak czytał te wszystkie umowy, przygotowywał regulaminy, protokoły i co najważniejsze brał za to wszystko odpowiedzialność. I nawet jeśli my musiałyśmy potem nanieść poprawki, to ciężar tej pracy i odpowiedzialności za nią, spoczywał na komórce zwanej działem prawnym.
Od dziś odpowiedzialność za to co zrobiłaś lub czego nie zrobiłaś (z łac. Ignorantia legis non excusat czyli nieznajomość prawa nie jest usprawiedliwieniem) spoczywa tylko na Tobie, chyba, że od razu założyłaś spółkę w odpowiedniej formie prawnej, np. Sp. z o. o.. Tyle. Znasz się na prawie czy nie, w razie leci Twoja głowa albo Twoja spółka.
– DZIAŁY MARKETINGU, PROMOCJI, PR, które co prawda może nie zawsze w naszym, ale na pewno w interesie całej firmy, załatwiały szereg rzeczy, o których nawet nie miałyśmy pojęcia. Twój Prezes pojawił się w TV: robota działu PR, firma osiągnęła rekordową sprzedaż: połączenie sił działów marketingu i sprzedaży, notka na temat nowej usługi w lokalnej gazecie: dział promocji. To wszystko ktoś gdzieś zaplanował, wstawił, załatwił i opłacił.
To również w całości spada na Twoją głowę i musisz do tego przywyknąć. Nie ma wyjścia: drążymy temat, orientujemy się, ba, uczymy się wszystkiego od nowa, bo działania tego typu w naszej malutkiej jeszcze firemce i mikro budżecie to coś zupełnie innego, niż w większej, stabilnej na rynku firmie. Możemy o ile budżet nam na to pozwala, wynająć firmę która zajmie się tym profesjonalnie, ale żeby to zrobić musimy być chociaż częściowo zorientowane w temacie. Czy w naszej branży lepiej postawić na Internet czy kontakty bezpośrednie i polecenia? Na co nas stać? Czy mamy możliwości żeby promować się globalnie, czy raczej zaczniemy od reklam lokalnych? Gdzie jest nasza konkurencja, klienci…? Trzeba sobie odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań zanim chociażby zaczniemy szukać firmy, która wspomoże nasze działania.
– KSIĘGOWĄ, tudzież cały dział , który owszem działał nam czasem na nerwy, ale ściągał z naszej głowy wszystkie papiery, rozliczenia i co ważniejsze pilnował nas z terminami. Dziś same jesteśmy odpowiedzialne za całą księgowość, w tym za to o czym zapomnimy, czego nie zrobimy lub co zrobimy niezgodnie z przepisami.
– KADROWĄ, która wyliczyła za nas … wszystko i załatwiała te papierki z ZUS’em 😉
– tuż przed wisienką na torcie, pojawia się dział główny, bez którego nie było by Twojego etatu – SPRZEDAŻ. Czy to cały dział, czy kilka, czy też paru handlowców jedno jest pewne – to podstawa wszystkiego co działo się w tej firmie. To ten dział generował przychód z którego wszystkie pozostałe mogły być opłacane. Tyle, że Ciebie to w sumie nie dotyczyło (no chyba że akurat pracowałaś w dziale sprzedaży), bo i dlaczego miało by.
Teraz, co byś o tym nie myślała, jakich predyspozycji byś nie miała i czegoś byś nie lubiła sprzedaż wpada na pierwszą pozycję w drodze do rozwoju Twojej firmy! Czym szybciej zdasz sobie z tego sprawę tym większe szanse na przetrwanie i szeroko rozumiany sukces.
– i wreszcie SZEFA / MANAGERA / DYREKTORA / NACZELNIKA / PREZESA itd . Najmniej oczywiste „stanowisko” w tej wyliczance, ale jakże niezbędne do ciągnięcia tego całego wózka. W pracy na etacie nie martwimy się o to czy kilkaset osób w firmie dostanie pensję, nie ponosimy odpowiedzialności za podjęte decyzje i błędy pracowników (nawet mając własny zespół, ponosimy odpowiedzialność tylko do jakiegoś stopnia), nie martwimy się co będzie, jeśli ten sukces nas przerośnie.. A we własnej to wszystko, może i w mniejszej skali, ale jednak, spada na nas jak grom z jasnego nieba. To coś nazywamy szeroko rozumianą odpowiedzialnością i dopiero stojąc za sterami własnego statku, jesteśmy w stanie docenić fakt, że kiedyś, mając nad sobą kogoś kto nosi na sobie ten ciężar, było nam zwyczajnie lżej żyć i pracować.
W tym punkcie warto też wspomnieć o tym, że na etacie to właśnie szef ustawia nam całą robotę. Czy robi to motywując nas jak człowiek, czy zastraszając, zmusza do działania. We własnej firmie, musimy zrobić to same i w tym problem. No bo być szefem dla ludzi ze swojego zespołu w czyjejś firmie, to jedno, ale być szefem dla siebie samej, fundując sobie przy tym coś w rodzaju schizofrenii, to coś zupełnie innego 😉
Jak już to wszystko wiemy, to … zaczynamy być przerażone. I dobrze 🙂 Trzeba mieć świadomość, tego wszystkiego, by żeby wiedzieć jak zacząć pracę nad organizacją czasu we własnej firmie. Nie wszystko musimy robić same, a nawet powiedziałabym, że nie powinnyśmy. Moim zdaniem prowadzenie własnej firmy w połączeniu z dbaniem o rodzinę, dom i znalezieniem czasu tylko dla siebie i oszukiwaniem siebie, że to wszystko uda się zrobić jednej osobie, jest skazane na niepowodzenie. Z niezdrowym perfekcjonizmem należy walczyć, delegując wszystko to, w czym inne osoby mogą nas zastąpić, począwszy od domowych obowiązków, skończywszy na firmowych. Ciekawa jestem jakie stanowiska pracy pojawiły się w Twojej firmie, gdy zaczęłaś przygodę we własnej firmie.
Pozdrawiam Cię serdecznie,
Alicja