MITY PLANOWANIA W BIZNESIE

Na swojej drodze spotkałam wiele kobiet, które w miej lub bardziej świadomy sposób, zdradzały mi swoje podejście do planowania w biznesie. Czasem rozmawiałyśmy o tym wprost, a czasami wyłapywałam pojedyncze zdania z ich wypowiedzi. Zrozumiałam, że blokują nas stereotypy i wyobrażenia na ten temat, bo w większości przypadków moje rozmówczynie nie rozpoczęły nawet procesu planowania w swoich biznesach tylko działały od zdarzenia do zdarzenia, niczym foliowa torebka przenoszona przez wiatr z miejsca na miejsce.

• Co więc powoduje, że nie podchodzimy do sprawy poważnie, tylko liczymy, że „jakoś to będzie”?
• Co dzieli nas od tego, by wdrożyć plany do swoich firm i cieszyć się z większej efektywności?
• Jakie przekonania stoją na przeszkodzie do polubienia i stosowania odpowiednich narzędzi ułatwiających firmowe planowanie?

Odpowiedzi znajdziesz poniżej, zapraszam!

1. “NIE LUBIĘ TABELEK I TYCH WSZYSTKICH TECHNICZNYCH BZDUR. NIE JESTEM TECHNICZNA, A W SZKOLE NIE LUBIŁAM MATMY. TO NIE DLA MNIE.”

Postanowiłaś otworzyć własną firmę, a to wiąże się z odpowiedzialnością i myśleniem strategicznym. Czas zamknąć szkolny rozdział za sobą, nauczyć się tego czego nie potrafisz i wdrożyć efekty do swojego biznesu. Tu nie ma stopni, nauczycieli i rówieśników – tu walczysz o szczęście swoje i swojej rodziny.

Plany, tabelki, wyliczenia – to wszystko często kojarzy się z przymusem. Z czymś czego uczyłyśmy się w szkole i nie zawsze to lubiłyśmy albo z czymś co robiłyśmy na etacie, ale nie miałyśmy na to ochoty czyli np. z raportami, nudnymi budżetami i rozmowami rozliczającymi nas z efektów naszej pracy. Otwierając własną firmę marzyłyśmy o tym, żeby się od tego uwolnić i pracować na własnych zasadach. Bez presji, budżetów i raportów.

Niestety, choć założenie jest piękne, nie sprawdza się w praktyce. Nie musimy planować i liczyć dosłownie wszystkiego, ale musimy przyglądać się liczbom na co dzień, niezależnie od tego czy mamy na to ochotę czy nie. Czasem wystarczy prosta tabela, podzielona na dwie kolumny z kosztami i przychodami, by mieć punkt wyjścia do podjęcia decyzji rozmów z partnerami czy oszacowania opłacalności projektu który właśnie rozpoczynamy.

Pora zrozumieć, że to, że nie robimy tego we własnym biznesie, a co jest niezbędne, wymierzone jest tylko i wyłącznie w nas same. Rykoszetem obrywają również nasi pracownicy i bliscy, bo to oni mają sfrustrowaną i wiecznie wkurzoną szefową, mamę czy żonę. Dlaczego wkurzoną? Bo nic nie trzyma się kupy, nie wiadomo jaki krok będzie następny i dlaczego działania w które wkładamy tyle energii nie przynoszą rezultatów.

Niezależnie od tego czy nie chcemy czegoś robić czy nie potrafimy, czas zmienić sposób działania i wziąć się do roboty. Zastanowić się nad tym co nas hamuje, dlaczego źle się kojarzy, czyli popracować z przekonaniami i znaleźć konkretne rozwiązania.

Jeśli więc nie znasz się na tym czy na tamtym, zacznij czytać, brać udział w szkoleniach i kursach, NAUCZ SIĘ TEGO. Wszystko jest do ogarnięcia. Wierz mi – mówi to NIEtechniczna kobieta, która swojego czasu zarządzała działem IT w dużej firmie.. 🙂

2. “NIE PO TO OTWORZYŁAM WŁASNĄ FIRMĘ, BY SIĘ OGRANICZAĆ.”

Mocny tekst. Mocny efekt. Od lat obserwuję ten sam schemat:

• koniec pracy na etacie,
• euforia spowodowana robieniem tego co się kocha,
• po kilku miesiącach potężny dół emocjonalno-finansowy, bo co prawda robimy to co kochamy, ale jesteśmy wyczerpane i bez pieniędzy.

Czy za tym wszystkim stoi planowanie? NIE. Czy można było to przeprowadzić lepiej? Niestety TAK 🙂

Na początku prowadzenia własnej firmy, ale później często też, pozwalamy sobie na to, by rzeczy same się działy. Robimy to co lubimy, śpimy ile chcemy, nie przejmujemy się myśleniem o przyszłości, bo “jak pasja jest Twoją pracą, nie przepracujesz w swoim życiu ani jednego dnia”. No i to jest pułapka, bo po jakimś czasie działania po omacku, do naszych drzwi pukają konsekwencje ubrane w zmęczenie, poczucie winy i zagubienie, bo przecież robimy, ale nic z tego nie wychodzi.

Bo żeby wychodziło, to trzeba wiedzieć co ma być na końcu (etapu, miesiąca, roku czy świata). Żeby wiedzieć co, trzeba wiedzieć jak, a żeby wiedzieć jak trzeba się zastanowić czyli ZAPLANOWAĆ, albo chociaż przemyśleć 🙂

Ja naprawdę nie mówię teraz o jakiś skomplikowanych rozwiązaniach. Na początku proste rzeczy czyli odpowiedzi na pytania: 

Jaki rodzaj aktywności powoduje, że czuję się ograniczana? Jest to wczesne wstawanie czy liczenie wszystkiego? A może pracowanie w określonych godzinach czy presja czasu? Kontakt z ludźmi? Co powoduje, że jedne rzeczy robię chętnie, a inne są trudne do ogarnięcia?

Spotkaj się ze sobą i przegadaj to krok po kroku. Zapisuj spostrzeżenia i wyciągaj wnioski. Obserwuj się na co dzień. I przede wszystkim wprowadzaj zmiany!

• Jeśli więc nie lubisz wstawać wcześnie, ale się nie wyrabiasz, podziel dzień na dwa bloki czasowe (np. 4h rano i 3 wieczorem jak dzieci usną) albo.. sprawdź czy nie wzięłaś na siebie za dużo i przez to nawet jeśli będziesz pracować 12h dziennie i tak będziesz musiała wstawać wcześniej żeby się wyrobić.
• Kwestie pilnowania firmowych finansów, mam nadzieję, rozwikłałam w punkcie pierwszym 😉
• Pracowanie w określonych godzinach, często jest kwestią naszych przekonań, a we własnej firmie możemy pracować kiedy chcemy (o ile faktycznie możemy, bo np. nasza praca nie jest uzależniona od firm, które pracują w godzinach 9-17), o ile, podkreślam o ile, znamy siebie i specyfikę naszej pracy.
• Presja czasu – no cóż, wracamy do tego co wyżej. Może źle oceniłaś swoje możliwości i trzeba zwolnić Wszyscy mamy do dyspozycji 24h na dobę. I jasne, możemy się zajechać pracując 12-16h, a czasem tak trzeba, ale tylko czasem, bo na co dzień do niczego Cię to nie zaprowadzi. Jeśli więc biegniesz i nie masz czasu się zatrzymać, a masz poczucie, że i tak nie jest tak jak potrzeba, to czas zweryfikować to czym zajmujesz się każdego dnia i prawdopodobnie z czegoś zrezygnować.

Dodatkowo, część rzeczy naprawdę można załatwić delegując niechciane obowiązki na kogoś innego. Począwszy od wirtualnych asystentek, przez księgowe, graficzki, osoby zajmujące się stronami www czy ogarniaczy projektów. Jeśli nie chcesz czegoś robić sama, naprawdę warto zastanowić się czy aby na pewno nie przyszedł czas na to, by oddać część komuś, kto pewnie i tak będzie to robił lepiej niż Ty, bo się na tym zna i prawdopodobnie to lubi.

Ja od zawsze mam księgową, przeważnie wirtualną lub niewirtualną asystentkę, graficzkę dorywczo i obowiązkowo kogoś od stron www i płatnych reklam, jeśli takich potrzebuję. W sumie było tak od początku tylko w różnym natężeniu i gorąco polecam to rozwiązanie.

3. “JAKOŚ TO BĘDZIE.”

Oczywiście, że będzie, ale pamiętaj o tym, że osoby, które w ten sposób planują przyszłość, mają „jakieś tam” życie, “jakieś tam” wyniki i “jakieś tam” efekty. „Jakieś tam” czyli byle jakie, bo to co nieokreślone, nie może być z wysokiej półki. Myśląc tak o naszej firmie, będziemy „jakoś tam” podchodzić do klientów, „jakoś tam” prowadzić media społecznościowe” i „jakoś tam” zarabiać. Dziś kreujesz swoją przyszłość, nie pozwól żeby była „jakaś tam”.

Większość osób, które podziwiasz, na których się wzorujesz i być może, którym być może zazdrościsz, nie oddają swojego losu przypadkowi. Zarządzają nim w miarę swoich możliwości, planują i realizują postawione sobie cele. To dzięki odpowiedniemu podejściu są tu gdzie są, nie dzięki “szczęściu” czy “zbiegom okoliczności”.

Świetna wiadomość jest taka, że Ty też możesz tak funkcjonować. Każdy może, bo to nie jest kwestia jakiegoś niewyobrażalnego talentu, tylko doświadczenia i oczywiście otwartości na nowe umiejętności. Co ja się będę rozpisywać – trzeba się zaangażować czyli zdecydować, że to Ty planujesz kolejny krok, a nie zostawiasz to przypadkowi. Wziąć odpowiedzialność za własną firmę i jej wyniki. Innej drogi nie ma, przykro mi bardzo.

4. “NIE MA CZASU NA TAKIE PIERDOŁY. MUSZĘ SIĘ ZAJĄĆ POZYSKIWANIEM KLIENTÓW, SIEDZENIE NAD TABELKAMI NIC MI NIE D.”

I ja się zgadzam, o ile planujesz co chwila siadać do planowania i wyliczeń.

Tu nie chodzi o to, żeby poświęcać na planowanie i analizę danych większość czasu przeznaczonego na pracę, chodzi o to, że zrobić to raz, a porządnie, a potem zaglądać tam w chwilach, gdy trzeba coś zmienić, wpisać, uzupełnić. Oczywiście w większych firmach są do tego wyznaczone specjalne działy, ale my na razie prowadzimy małą jedno – dwuosobową działalność/spółkę, a w takich naprawdę nie ma dużo roboty.

Pracę nad danymi, możemy też sobie zaplanować. Jeden dzień w miesiącu lub kilka godzin raz na dwa tygodnie, w zupełności wystarczą.

5. “PLANOWANIE TO STRATA CZASU. NIE WIEM CO BĘDZIE JUTRO, A CO DOPIERO ZA TYDZIEŃ, MIESIĄC CZY ROK. O DWÓCH LATACH NIE WSPOMNĘ…”

W jakim zakresie faktycznie tak jest, ale my nie chcemy planować wszystkiego, każdego najdrobniejszego elementu. Wracając do analogii dżungli (Czytaj wpis: klik) nie zaplanujemy każdego krzaczka, zwierzaczka czy spadającej kropli deszczu, ale drogę która doprowadzi nas do celu, jak najbardziej. Droga może się wić, skręcać, możemy na niej zawracać i ją zmieniać. Możemy to robić skutecznie tylko wtedy, gdy wyciągniemy wnioski z dotychczasowych doświadczeń. Bez analizy poprzednich odcinków i bez notatek, będzie to praktycznie nieosiągalne.

Dlaczego? Bo za nasza pamięć jest zawodna. Nam się tylko wydaje, że wszystkie szczegóły pamiętamy i w każdej chwili możemy „wyjąć” z naszej głowy i przenieść na papier. Jeśli robiłaś na początku wyliczenia w głowie, przypomnij sobie jak one dokładnie wyglądały i zapisz je. Teraz na skrawku papieru. Wszystko udało Ci się złapać, uchwycić? Nie sądzę. Nawet jeśli, to nie masz pewności czy czas nie skrzywił tych danych, czy nie naniósł na nie błędów.

A teraz wyobraź sobie, że masz tabelkę opisaną datą. Otwierasz ją i widzisz wszystko czarno na białym. Wiesz co jest najlepsze w takich powrotach do zapisanych danych sprzed lat czy miesięcy? Wprowadzają nas w osłupienie, bo nasza głowa zapamiętała to sobie wszystko trochę inaczej. Przeszłość w naszej pamięci, jest już pod wpływem doświadczeń, które odbyły się później.

PRZYKŁAD > Dwa lata temu postanowiłaś otworzyć firmę. Udzielasz konsultacji dietetycznych. Na początku, ponieważ nie miałaś doświadczenia i pozycji na rynku, wyceniłaś godzinę rozmowy na 50 pln, dziś sprzedajesz je za 200 pln. Czy pamiętasz w których momentach (daty) i dlaczego (momenty przełomowe), Twoje ceny poszybowały do góry? Gdybyś miała zestawienie, mogłabyś je teraz otworzyć i na jego podstawie opracować kolejne wzrosty cen. Mogłabyś też zaplanować szereg działań promocyjnych, np. reklam na FB i czy serii newsletterów, ale nie wiesz ile musisz włożyć pieniędzy, by opłacało się to robić. Nie wiesz też jaką częstotliwość reklam przyjąć i co z tych działań przyniesie efekty. Tzn. wiesz, bo robiłaś kiedyś reklamę na FB, ale ona nie przyniosła oczekiwanych rezultatów. Czy wiesz dlaczego?

Wierz mi, że gdybyś miała te wszystkie dane przed sobą, ale zapisane wtedy, gdy to faktycznie się działo, mogłabyś opowiedzieć sobie na część z tych pytań i bez przeszkód planować kolejne zmiany i reklamy. Nie mając ich też będziesz je robić, ale znowu po omacku. To tak jakbyś robiła wszystko od początku.

Najcenniejsze w biznesie są doświadczenia. Nie moje czy najbardziej inspirujących ludzi we wszechświecie, tylko Twoje osobiste. To z nich płynie największa nauka, dlatego wszędzie widzisz hasła typu:

PRZESTAŃ MYŚLEĆ, ZACZNIJ DZIAŁAĆ.

BÓJ SIĘ I RÓB.

TYLKO DZIAŁANIE POSUWA CIĘ DO PRZODU.

bo tylko z nich nauczysz się tego co najważniejsze – jak rozwijać Twój biznes tak, byś miała z niego frajdę i satysfakcjonujące zyski.

Nauka jednak będzie płynąć wtedy, gdy będziesz mogła w oparciu o te doświadczenia, wyciągnąć wnioski, a z nich wymierne dane, wprowadzić działania korygujące i znowu przystąpić do działania. Nie ma lepszego sposobu na odniesieniu sukcesu, to jest jedyna słuszna strategia. Oczywiście doświadczenia innych są również bardzo ważne, ale żeby je sprawdzić, musisz je najpierw wdrożyć do swojego biznes systemu i sprawdzić na własnej skórze, bo to co działa u innych, nie zawsze działa u nas.

A Ty z jakimi przekonaniami na temat planowania się borykasz? A może “wróżenie z fusów” idzie Ci świetnie i nie masz z tym żadnego problemu? 🙂 Koniecznie daj znać w komentarzu!

Ściskam,
Alicja